Leige Voss Idrettshall?

Retningslinjer

Voss Heradsstyre vedtok i sak 116/23 å setja av 600.000,- til eit prøveprosjekt i to år på gratis utleige av kommunal bygg og idrettsanlegg for frivillige lag- og organisasjonar som driv med barne- og ungdomsaktivitet.

I saka som utgreidde kostnadane knytt til eit slikt prosjekt vart det peika på kva aktivitetstilbod som fell inn under ordninga. Lokale, frivillige lag og organisasjonar kan leiga kommunale bygg gratis til faste organiserte kvardagsaktivitetar for barn og unge i aldersgruppa 0-19 år. Aktivitetar utanfor normale opningstider, inntektsgivande arrangement, kurs, cupar, kamp, helgearrangement eller liknande kjem ikkje inn under ordninga, det same gjeld utleige til privatpersonar og kommersielle aktørar.

• Lokale frivillige og lag og organisasjonar (i Voss Herad) kan leiga kommunale bygg gratis til faste organiserte kvardagsaktivitetar for barn og unge i aldersgruppa 0-19 år.
• Inntektsgivande arrangement, kurs, cupar eller liknande kjem ikkje inn under ordninga.
• Aktiviteten skal vera i regi av eit frivillig lag eller organisasjon, og den må vera open for alle.
• Lokala vert ikkje leigd ut gratis til privatpersonar, til inntektsgivande arrangement eller til kommersiell aktivitet/ aktør.
• Det skal opprettast driftsavtale med alle brukarar/ frivillige lag.
  • Alle frivillige lag som nyttar kommunale bygg må ha vaksne ansvarlege som har
    gjennomført obligatorisk leigetakarkurs.
  • Leigetakarkurset er obligatorisk for alle vakter!
  • Det skal vera ein vaksen tilstades i tillegg til trenar som har ansvar for lokalet. Bygget stiller ikkje med eigne faste vakter.
• Alle som nyttar bygget får eit nøkkelkort som verkar i det tidsintervallet ein har treningstid. Døra er låst medan ein nyttar hallen.
• Frivillige lag er ansvarleg for heile hallen og inngangspartiet når ein nyttar hallen.
• Dersom ein oppdagar skade på bygg, utstyr eller andre manglar skal dette rapporterast
  snarest.
• Leigetakar/ laget/ organisasjonen er økonomisk ansvarleg og må dekka kostnadar knytt til materiell/utstyr som vert øydelagt, herverk og aktivitetar som krev meir reinhald eller andre ekstrautgifter.
• Etter sesongen (som går frå august-juni) pliktar leigetakar å levera ei evaluering på
  leigeforholdet og levera inn nøkkelbrikke/nøkkel.

Fordelingsnøkkel og prinsipp for tildeling av gratis tid i hall

• Felles søknad og fordeling av tider kvar vår i mai.
• Felles inntak basert på aldersgrupper, type aktivitet (ute/ hall). Barn og unge er prioritert. Etter 1.gongsfordelinga er det fyrste mann til mølla prinsippet som gjeld.
• Det skal gjennomførast ei felles vurdering og tildeling der alle skular (kommunale og fylkeskommunale skular), kulturhuset og idrettshallen er med.
• Tillitsbasert ordning.
  Dersom ikkje hallen vert nytta når ein har oppsett tid skal dette meldast inn og tida skal
  opnast opp i kalenderen. Dersom denne ordninga ikkje vert følgt vil ein mista tida og få
  redusert prioritering ved neste tildeling.

Spesifikke – og generelle retningslinjer og vilkår for leige av Voss Idrettshall

• Opplæring i branntryggleik, rutinar ved brann og bruk av løfteustyr i idrettshallen
  skal avtalast med utleigar og signerast etter gjennomføring på årleg basis.
• Det skal alltid vere vaksne, ansvarlege leigetakarar tilstades saman med born og 
  ungdom. Liste med oversikt over ansvarlege personar skal meldast inn i forkant. Dette
  grunna tryggleiksopplæring.
• For kommersiell utleige og utleige som ikkje er omfatta av gratisprinsippet vert faktura
  sendt ut månadleg på etterskot. Stadfestinga utgjer grunnlag for fakturering. Ved feil eller manglar, ver gild og ta kontakt. Det er leigetakar sitt ansvar å gje korrekt informasjon til utleigar.
• Avbestilling må skje minimum innan 30 dagar før avvikling, ellers vert det fakturert i henhold til stadfesting av booking.
• Avbestilling av arrangement må skje innan 3 månader før avvikling, ellers vert det 
  fakturert full pris. Ved leige av heile hallen er det eit avbestillingsgebyr på 10% av avtalt leigekostnad.
• Dersom utleigar må stenge hallen og leigetid fell bort, vert leigetakar varsla og friteke frå betaling i henhold til stadfesting av booking. Vossabadet og Voss Idrettshall KF forbeholder seg retten til å gjere endringar i leigetider på grunn av uforutsette hendingar som ikkje kan avverges eller om det er mei hensikstmessig for mandatet og driftsavtalen KF’et har med Voss Herad.
• Utvask skjer for leigetakars rekning, Idrettshallen skal leveres tilbake i rein og same
  tilstand som ved start av leigeforhaldet. Ved arrangement må arrangør og leigetakar sjølv ordne med vask i eigen regi eller ved bruk av vaskebyrå, som f.eks RSV (som KF’et nyttar til vanleg). Kostnad for vask og tid til vask fell på leigetakar.

Dersom ein oppdagar skade på bygg, utstyr eller andre manglar skal dette rapporterast straks til avdelingsleiar for Voss Idretshall, Per Støyva. På email: per@vossabadet.no eller telefon 915 13 134.

Ordensregler ved bruk av Voss Idrettshall

Det skal vera ein vaksen tilstades i tillegg til trenar som har ansvar for lokalet i perioden leigetakar har fått tildelt halltid. Bygget stiller ikkje med eigne faste vakter. Leigetakar er fullt og holdent ansvarleg for tida ein har blitt tildelt.

1. Det skal vera ro og orden under trening og andre arrangement.
2. Alt utstyr skal brukast på ein forsvarleg måte. Ein må visa særleg varsemd når det gjeld skiljeveggen. Utstyret skal etter bruk plasserast på fast stad sjølv om dette ikkje var i orden då ein kom inn i salen.
3. Skade på hus, innbu og utstyr skal snarast meldast til instruktør og utleigar.
4. Ved vanleg trening skal hallen vera tømd seinast kl. 22:00.
5. Under trening er det berre deltakarane på treningspartia som har tilgang til idrettshallen. Instruktør/vakt har ansvaret for at ytterdørene er stengd under trening og vert opna ved skifte av parti. Instruktøren kan godkjenna at det er tilskodarar til treninga.
6. Tilskodarane skal halda seg i salen, eller slik instruktøren har gjeve påbod om.
7. Det må ikkje brukast sko med stiletthælar eller sko med knottar i salen. Det må heller ikkje brukast trenings-/konkurransesko som set merke på golvet i salen.
8. Dersom det ikkje kjem ny ansvarleg instruktør til hallen, skal ein syta for at hallen er tom og at alle ytterdører er låste før ein forlet hallen. Siste treningsparti må sløkkja lyset i hallen.
9. Røyking er forbode i hallen. Det må ikkje nyttast alkohol i idrettshallen.
10. Instruktøren har rett til og skal visa ut personar som ikkje deltek på treninga, som uroar aktiviteten eller som bryt ordensreglane for hallen.
11. Attgløymde klede og eigedelar skal fjernast frå hallen og plassert på påvist stad.

Tryggleik ved arrangement

Ansvaret for tryggleik ved arrangement ligg fullt og heilt til arrangør. Tryggleiksplan, skjenkeløyve og dokumentasjon på vedtak frå Politiet og eventuelle ROS-analysar skal oversendes kontakt hjå utleigar minimum 2 veker før arrangement.

For råd, tips og lovverk, sjå arrangørguiden.

Branninstruks

Det skal vera ein vaksen tilstades i tillegg til trenar som har ansvar for lokalet i perioden leigetakar har fått tildelt halltid. Bygget stiller ikkje med eigne faste vakter. Leigetakar er fullt og holdent ansvarleg for tida ein har blitt tildelt.

1. Ved all bruk av idrettshallen skal det vera tilstades ein brannvernansvarleg person/vaksen som har underteikna erklæring på at hen er kjend med, - og påtar seg ansvaret det medfører å stå som leigetakar av idrettshallen.
2. Brannvernansvarleg pliktar å gjera seg kjent med brannvernutstyret i hallen,- og kjenna til rømingsvegar og alarmsystem.

Ved brannalarm skal brannvernansvarleg syta for at alle som er i hallen så snart som råd forlet hallen på ein roleg og kontrollert måte. Ein skal ikkje gå gjennom garderobane for å henta ting eller klede. Vidare skal hen sjå etter at dører som ikkje vert nytta som rømingsveg er lukka.

Brannvernansvarleg skal så snart som mogeleg varsla brannvernet på telefon 110 og rapportera til brannbefal/brannleiing når brannvernet kjem til stades. Dersom det ikkje medfører fare skal brannvernansvarleg gjera det som er mogeleg for å sløkkja eller redusera utbrot av brann. Brannvernansvarleg skal før hen forlet hallen sjå til at ny brannvernleiar er til stades dersom det er folk i hallen.

Hallen er maksimalt godkjent for inntil 1100 personar ved konsert.
Opptil 1500 ved bemanna nødutganger og assistert rømning.